Virksomhedskontrol

Regler ved udlæsning af data

Indkaldelse til virksomhedskontrol på E-Boks – hvad nu?

Når du modtager en indkaldelse til virksomhedskontrol på E-Boks, har du cirka 4 uger til at samle og indsende al din data fra førerkort og takografer. Dette inkluderer en førerliste over chaufførerne i køretøjerne, en køretøjsliste over de køretøjer, der er underlagt køre- og hviletidsreglerne i virksomheden, samt dokumentation og bilag til OUT-kørsler og køb/salg af køretøjer.

Det kan virke overvældende, men det behøver det ikke at være. Her får du et indblik i, hvor nemt og overskueligt det kan være, når du bliver indkaldt, og hvilke regler du skal huske og følge op til indkaldelsen af datakontrol.

Regler for aflæsning af førerkort-data

Data skal udlæses fra førerkortet mindst hver 21. kalenderdag. Derudover skal der også udlæses data, når:

Et førerkort snart udløber eller lige efter det er udløbet.
Den sidste køretur er afviklet hos en chauffør, der stopper i virksomheden.

Førerkortet skal fornyes hvert 5. år. Hvis ikke kortet fornyes, virker det ikke i takografen. Skal du eller en chauffør i din virksomhed have fornyet førerkortet, kan det gøres enten ved at udfylde en blanket fra Færdselsstyrelsen eller bestille et nyt førerkort online via borger.dk. Der er mulighed for personlig betjening på Færdselsstyrelsens fysiske ekspeditionssteder i Aalborg, Kolding og København.

Regler for udlæsning af tachograf/fartskriver

Data fra din takograf/fartskriver skal udlæses mindst hver 60. kalenderdag. Derudover skal der også udlæses data, når:

Der er driftsforstyrrelser eller udskiftning af takograf.
Et køretøj skal afmeldes eller sælges videre.

Det er vigtigt at sikre, at dine udlæste fartskriver-data altid gemmes i mindst 12 måneder. Hvis du er IDHA-Online kunde, opbevares dine data i minimum 24 måneder på en sikker server med professionelle backup-systemer.

Uanset om du har automatisk download eller manuel udlæsning fra takografen i køretøjet, skal dette gøres hver anden måned (hver 60. kalenderdag) og opbevares, så det ikke går tabt, når du indkaldes til kontrol. Ellers kan det få økonomiske konsekvenser

Indkaldelse af data til virksomhedskontrol

Når du bliver indkaldt til virksomhedskontrol af Færdselsstyrelsen, er det normalt at føle lidt pres eller bekymring. Men det er vigtigt at forstå processen og vide, hvad der sker. Her er en generel oversigt over, hvad der typisk sker under en virksomhedskontrol:

Modtagelse af indkaldelse: Først modtager du en indkaldelse til virksomhedskontrol fra Færdselsstyrelsen. Dette kan ske elektronisk gennem E-Boks eller på papir.
Forberedelse: Når du modtager indkaldelsen, skal du forberede dig ved at samle og organisere al nødvendig dokumentation, herunder køre- og hviletidsdata fra førerkort og takografer, førerlister, køretøjslister og eventuelle bilag.
Gennemførelse af kontrollen: På dagen for kontrollen vil en repræsentant fra Færdselsstyrelsen besøge din virksomhed og gennemgå dokumentationen og køretøjerne for at sikre, at du overholder alle lovgivningsmæssige krav.
Opfølgning og eventuelle sanktioner: Hvis der opdages overtrædelser under kontrolbesøget, kan der være behov for yderligere opfølgning eller sanktioner fra Færdselsstyrelsens side. Dette kan omfatte bøder, påbud eller andre administrative foranstaltninger.

Det er vigtigt at være godt forberedt og samarbejdsvillig under virksomhedskontrollen for at sikre, at din virksomhed overholder alle gældende regler og undgår unødvendige sanktioner

Når en inspektør fra Færdselsstyrelsen foretager en virksomhedskontrol, gennemgår de en række vigtige områder for at sikre, at virksomheden overholder alle gældende regler og forskrifter. Her er en oversigt over de typiske områder, der kontrolleres under en sådan kontrol:

Arbejdstid: Inspektøren vil kontrollere, om virksomheden overholder reglerne for arbejdstid for chaufførerne, herunder pauser og hviletid.
Køre- og hviletid: Der gennemgås køre- og hviletidsdata for at sikre, at chaufførerne overholder reglerne for maksimal køretid og krævede hviletider.
Data fra takograf/fartskriver: Inspektøren vil undersøge dataene fra takografen eller fartskriveren for at sikre, at de er korrekt registreret og opbevaret.
Brug af førerkort og virksomhedskort: Der kontrolleres, om chaufførerne bruger deres førerkort og virksomhedskort korrekt og regelmæssigt.
Tilgængelighed af data: Inspektøren sikrer sig, at alle nødvendige data fra førerkort og takograf/fartskriver er tilgængelige og opbevares korrekt.
Overholdelse af regler: Der kontrolleres, om virksomheden på nogen måde tvinger chaufførerne til at overtræde reglerne for arbejdstid og køre- og hviletider.

Ud over disse områder gennemgås også køretøjslister, førerlister, bilag for OUT-kørsler og køb/salg af køretøjer for at sikre, at alle nødvendige oplysninger er korrekte og opdaterede. Det er vigtigt for virksomheder at være godt forberedt og have alle relevante dokumenter og data klar til inspektionen for at undgå eventuelle problemer eller sanktioner

Tips til en nem virksomhedskontrol

Automatisk download af data fra takografen med en DigiDL enhed: Vi anbefaler at du får etableret automatisk download, hvis du har mere end en håndfuld køretøjer. Det gør vi fordi det er en manuel tjans du sagtens kan outsource til et teknologisk hjælperedskab, hvor du får takografens data direkte ind i dit køre- og hviletidsanalyseprogram – og uploadet til sikre servere online. På denne måde sikrer du dig at du har al data – altid.
Hold øje med din E-Boks: Vi hjælper ofte kunder der har misset meddelelsen fra Færdselsstyrelsen i deres E-Boks og det er bare så ærgerligt at skulle stresse igennem indsamlingen af bilag og diverse materiale efter endt deadline.
Saml data fra førerkort og takograf i ét program: Gør det nemmere for dig selv ved at samle al din data i det samme analyseprogram. Vi bruger og yder support på IDHA-Online, men der findes også andre udbydere. Når du har al din data samlet, kan du nemt og hurtigt få overblik og dermed nemt samle sammen til når der er virksomhedskontrol.

Læs hvordan din hverdag bliver nemmere med IDHA-Online

Lad BG Service Center og IDHA-Online hjælpe dig

Der er mange grunde (udover dem vi har skitseret ovenfor) til at du bør vælge IDHA-Online, hvor en af dem er de hjælpsomme notifikationer som programmet sender dig når et chaufførkort udløber, når takografer skal til 2 års eftersyn og eventuelle overtrædelser i forhold til køre- og hviletid. En smart funktion er SMS-påmindelserne som programmet kan sende ud til chaufførerne når det er tid til data kopiering/udlæsning. Du kan derudover altid ringe til os på telefon 87418025 og få support til IDHA-Online, virksomhedskontrol og andet relateret til køre- og hviletid.